Gestion de projet : fiches pratiques à télécharger

La gestion de projet occupe une place importante dans l'activité des cadres et des managers. Quelles méthodologies suivre pour initier, concevoir, exécuter et clore un projet ? Quels sont les outils à disposition suivant les différentes phases ? Comment planifier les tâches à mener ? Comment animer une réunion de travail sur un sujet bien précis ? Quelle méthodologie suivre pour résoudre un problème ?

Les fiches pratiques s’inscrivent dans les 4 étapes du projet :

• Le cadrage : appelé aussi avant-projet, il est question dans cette étape de l’ensemble des travaux d’analyse et formalisation. Le but est de comprendre la raison d’être du projet et les attentes des parties prenantes, réaliser une étude de faisabilité, fixer les objectifs, définir les livrables, choisir le cas échéant le chef de projet, construire l’équipe en charge de la réalisation, calibrer les moyens, et planifier les grandes échéances.
• La conception : cette phase préparatoire marque le début concret du projet. Au menu : le choix de la méthode (Scrum, Prince...), la définition des rôles et responsabilités, la réalisation de la liste des tâches, le planning des échéances et des jalons, la définition et la mobilisation des ressources humaines et financières pour mener à bien les travaux, la gestion des risques, le choix du logiciel de gestion de projet (Ms Project, solutions SaaS...) et/ou des outils collaboratifs pour une gestion agile (Trello...).
• L’exécution : étape concrète de la gestion de projet. Il s’agit de mettre en oeuvre ce qui a été organisé et planifié dans la phase de conception. Les ateliers de travail et réunions diverses sont lancés, les jalons validés et les livrables produits. Un point important : le pilotage des actions est réalisé en parallèle de l'exécution. Un tableau de bord permet le suivi des tâches, le suivi des livrables, le temps passé et plus généralement l’avancement du projet. En cas de dérapage budgétaire ou bien au niveau des échéances planifiées, il est alors possible, si une marge de manoeuvre existe et que les parties prenantes le valident, de revoir certaines parties du projet. Il ne faut pas oublier dans l'exécution la phase de mise en place des solutions retenues qui conduit souvent à une gestion du changement. Le paramètre humain est fondamental pour la réussite du projet. Aussi il convient au plus tout de réfléchir et de prévoir les moyens organisationnels et budgétaires pour accompagner les collaborateurs dans l’appropriation des nouveautés : nouvelle organisation, nouvelles méthodes de travail, nouveaux outils informatiques (Exemple : ERP, CRM, Site Web)...
• La clôture : le projet ne se termine pas avec la mise à disposition des livrables. Il convient d’organiser la fin des travaux. C’est ensuite l’heure de réaliser un bilan. L'objectif est de capitaliser sur l'expérience récemment acquise pour s’améliorer lors des prochains projets.

Le chef de projet et son équipe font appel à de nombreux outils tout au long du déroulement du processus : des méthodes de planification (Diagramme de Gantt, Pert, WBS pour le découpage du projet en sous-parties…), organisation des tâches (Kanban...) résolution de problème, de créativité (Brainstorming…), de conduite de réunion, de prise de décisions…

Il faut savoir les utiliser à bon escient : dans le bon contexte et de la bonne manière. Ils se révèlent alors précieux pour aider le collectif à atteindre ses objectifs.

Cette section propose les principales fiches pour vous accompagner dans le management d'un projet.