Conduire une réunion de travail : fiches pratiques à télécharger

Si vous êtes manager, vous vous en doutez : il est impossible d’en échapper. Or, conduire une réunion de travail ne s’improvise pas. Vous devez être capable de préparer en amont ce rendez-vous, de l’animer pour que votre auditoire y participe pleinement, mais également de rédiger un compte-rendu à la fin des échanges.

Fort heureusement, il existe une multitude d’outils et de méthodes que vous pouvez utiliser. Quels sont-ils ? Comment atteindre vos objectifs ? Découvrez nos fiches de travail sans attendre pour mieux comprendre comment piloter ces séances de travail.

Les bonnes pratiques pour une réunion de travail réussie

Pour être manière efficace, il faut avant tout en comprendre les différentes phases.

Au préalable, il faut remercier chaque participant de leur présence et les inviter à se présenter ou à rappeler leur rôle, ainsi qu’indiquer les objectifs de la rencontre.

En tant qu’animateur, vous devez ensuite faire votre possible pour que la réunion de travail se tienne comme vous l’aviez prévu en encadrant les échanges, en permettant à chacun de s’exprimer et en anticipant d’éventuels conflits. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez faire un bref résumé des décisions prises afin de passer à l’action rapidement.

Enfin, si un rapporteur a été nommé, il devra rédiger un compte-rendu de réunion qui sera diffusé à l’ensemble des participants.

Pour un bon déroulement, vous devez la préparer en sélectionnant rigoureusement les participants, en préparant les documents dont vous aurez besoin, les diffuser aux personnes concernées le cas échéant et en fixant les bons objectifs. Vous devez également maîtriser la prise de parole en public. Certes, tout le monde n’a pas les aptitudes naturelles pour s’exprimer avec assurance face à un auditoire. Toutefois, savoir présenter un dossier oralement, se faire entendre et convaincre est capital pour animer un tel rendez-vous professionnel. Pour ce faire, vous devez maîtriser le langage non verbal, avoir confiance en vous et garder en tête les différentes stratégies pour faire entendre votre message.

Votre manière de conduire une réunion de travail dépend du format que vous avez choisi pour votre rencontre, mais également du style d’animation que vous adoptez. En effet, vous pouvez vous faire discret, structurer les débats, ou au contraire vous montrer plus directif et laisser moins de place à vos collaborateurs pour s’exprimer.

Quelle que soit la méthode utilisée, vous devez apprendre à gérer les différents profils des participants, à éviter les effets de groupe, à re-dynamiser une réunion ou encore à gérer une discussion qui dérape. Que vous ayez adopté de nouveaux modes de travail ou que ce soit à cause de la crise sanitaire, vous serez également amené à animer des réunions de travail à distance. Vos compétences d’animateur doivent alors être décuplées pour atteindre vos objectifs et répondre aux contraintes du télétravail.

Attention également à ce phénomène qui touche de nombreuses entreprises en France : la réunionnite. En effet, vous pouvez booster l’efficacité de vos équipes en réduisant le nombre de rencontres avec votre équipe ou en proposant un format différent. Pourquoi ne pas vous essayer au stand-up meeting ? Ce sont des séances courtes et régulières qui se tiennent debout.

Vous cherchez de nouvelles méthodes à mettre en œuvre pour optimiser vos réunions de travail ? Grâce à nos fiches pratiques, vous pourrez découvrir une excellente méthode pour convaincre vos collaborateurs en 6 minutes et 40 secondes exactement, ou encore la méthode Philips 6x6 qui vous permettra de réfléchir pendant 6 minutes par groupe de 6 personnes sur une thématique précise. Qu’attendez-vous pour les découvrir ?