Gestion d’un système documentaire Fiche pratique pdf à télécharger

La documentation qualité a souvent mauvaise réputation, vue comme une contrainte administrative lourde et contraire aux principes d'agilité et de simplicité recherchés par de nombreuses organisations. Toutefois, prendre le temps de documenter correctement une procédure ou un compte-rendu n'est pas une perte de temps, mais plutôt une étape cruciale vers l'amélioration de la rigueur.

Le risque d'un mauvaise ou absence de gestion documentaire

Un manque de rigueur en matière de gestion documentaire est potentiellement un risque à ne pas négliger pour toute organisation. Cette négligence peut, en effet, rendre le recours à la documentation contraignant et complexe, allant ainsi à l'encontre de son objectif premier.

Système Documentaire : un levier pour votre organisation

Au-delà de ces constats, il est essentiel de définir ce qui est nécessaire pour votre organisation et de développer un système documentaire adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Notre fiche pratique "Système Documentaire" embrasse la complexité de la mise en place d'un système documentaire, définissant ses objectifs et mettant en perspective les exigences de la norme qualité ISO 9001:2015.

Pourquoi produire/formaliser des documents ?

Un système documentaire efficacement conçu et soigneusement géré favorise une meilleure compréhension des enjeux et aide à minimiser les risques tant dans la mise en œuvre que dans la gestion quotidienne de celui-ci.

De nombreuses raisons justifient de formaliser un document. Le fait de disposer d'une documentation bien structurée est un atout précieux pour votre organisation, qu'il s'agisse de favoriser la communication interne ou d'améliorer les processus métier.

Quelle est la structure d’un système documentaire ?

La création d'un système documentaire suit généralement des standards de structure, se rapportant le plus souvent à ce que l'on appelle la "pyramide documentaire". Bien que les normes de qualité n'imposent pas une architecture précise, il est important de respecter certaines règles pour garantir l'efficacité de votre système.

Les bonnes pratiques à mettre en place

Les méthodes de langage graphique, comme les schémas de flux de travail et les diagrammes, peuvent être d'excellents outils pour structurer et visualiser votre système documentaire.

Cycle de vie d’un système documentaire

La mise en place d'un système de gestion documentaire est une étape importante pour la gestion de la qualité. Cela nécessite une prise en compte rigoureuse de l'existant qui reflète la culture de votre entreprise. La révision et l'amélioration continues de ce système sont essentielles pour maintenir une dynamique d'amélioration constante et assurer sa pertinence à long terme.

La gestion de la documentation qualité n'est pas une contrainte superflue, mais plutôt une stratégie essentielle pour améliorer la compétitivité et l'efficacité de votre organisation. Avec notre fiche pratique "Système Documentaire", déployez un système documentaire pertinent et adapté à votre contexte, et exploitez pleinement le potentiel de votre documentation qualité.

Sommaire de la fiche pratique :

• Définition de la documentation qualité

• Enjeux de la documentation qualité

• Élaboration de la documentation qualité

• Cycle de vie d’un système documentaire