Bâtir un SMQ Fiche pratique pdf à télécharger

Qu’est-ce qu’un Système de Management de la Qualité (SMQ) ? De quoi parle-t-on exactement ? Devons-nous mettre en place un système de management de la qualité uniquement vue de le certifier ? Existe-t-il des fondamentaux auxquels se rattacher pour bâtir un SMQ ? Doit-on changer notre organisation actuelle pour satisfaire les exigences d’un SMQ ? Mettre en place un SMQ, est-ce synonyme de complexité et de lourdeur documentaire ?

Autant de questions qui sont justifiées par le fait que trop longtemps la « démarche qualité » était perçue comme étant une contrainte imposée par de grandes entreprises et donc en décalage du simple bon sens que toute entreprise revendique.

Pourquoi un SMQ ?

Un Système de management de la qualité permet d’éviter de s’égarer dans les méandres organisationnels qui s’agrègent au fur et à mesure des situations ou difficultés rencontrées ou des différents acteurs qui traversent les entreprises et qui désirent laisser « leurs traces ».

Quel Système de management de la qualité ?

Un SMQ doit être adapté à l’entreprise. Sa complexité est fonction de celle de ses marchés et des risques encourus. Un SMQ se doit d’être agile. L’agilité est portée par la capacité d’un système à se renouveler, à s’adapter « en permanence » aux besoins de l’entreprise et des gens qui la composent… et qui passent.

En effet, une organisation peut être adaptée, mais nécessiter des changements liés aux nouvelles personnes qui l’intègrent au fur et à mesure des années quitte à revenir plus tard à une organisation déjà connue.

Il ne faut pas s’interdire de renouveler, modifier les choix organisationnels. Néanmoins la stabilité organisationnelle peut être un critère fixé pour le SMQ, car il est important que les choix doivent être « éclairés » par une analyse des risques et une mesure juste des impacts des changements.

Réaliser un diagnostic préalable

Lorsqu’une entreprise décide de mettre officiellement en place une nouvelle organisation centrée sur la qualité, car elle perçoit des redondances de non-conformités, des pertes de temps dans le traitement des demandes clients ou plus généralement des gaspillages, il est utile de connaître la situation objectivement. Un diagnostic initial doit permettre de se positionner sur les forces et les faiblesses de l’entreprise pour ajuster ce qui doit l’être sans faire « table rase » du passé. La pertinence d’un système repose sur l’analyse de l’existant et de maintenir ce qui fonctionne déjà et d’ajuster ce qui doit l’être.

Un système qualité simple et efficace

Il est tout aussi utile, pour la crédibilité du système mis en place par l’entreprise et son efficacité, de ne pas « tomber » dans les excès de formalisation et vouloir tout documenter, tout tracer. Le premier risque, lors de la mise en place d’un système de management de la qualité destiné à être certifié, est de trop documenter et traduire les exigences par des réponses complexes qui n’ont comme résultat que de vouloir les contourner.

Certifier son SMQ

Si cette mise en place est destinée à être certifiée par un organisme tiers indépendant, il faut alors satisfaire les exigences de la norme ISO 9001. En effet le référentiel ISO 9001 comporte des exigences qu’il faut identifier telles que des documents à produire, des documents à conserver ou encore des exigences de communication et sensibilisation.

La fiche pratique « Système de Management de la Qualité » propose d’aborder de façon pragmatique cet environnement à travers les questions suivantes :

• Qu’est-ce qu’un système de management de la qualité ?
• Comment réaliser un diagnostic initial ?
• Comment mettre en place un système de management de la qualité ?
• A ne pas oublier pour viser la certification ISO 9001.
  • Exigences documentaires ISO 9001
  • Exigences de communication dans ISO 9001 : 2015
• Les écueils à éviter