Classer ses documents efficacement Fiche pratique pdf à télécharger

Lorsqu’il s’agit de classement, nous avons tous nos préférences : classeurs, chemises, porte-vues, trieurs... En ce qui concerne les documents administratifs au bureau, il est intéressant de s’organiser de manière à les rendre facilement accessibles en cas de besoin.

Les documents administratifs sont nombreux en entreprise et doivent pour la majorité être conservés un certain temps - jusqu’à 30 ans selon le type de document. Si à la maison, peu importe réellement le classement que l’on met en place - ou pas, au bureau, il en est tout autre. Les documents ne sont pas les biens d’une personne, mais d’une entreprise et doivent être accessibles et aisément identifiés par différentes personnes. 

Il est ainsi essentiel de les référencer de manière pertinente et établie par l’organisation.

Définir des règles de classement peut s'avérer fastidieux. Certes, cela prend du temps de réfléchir à un mode de classement optimal pour l'entreprise. Néanmoins, une fois ces règles établies, un bon ordonnancement des divers documents administratifs offre de nombreux avantages : gain de temps, d'énergie, d'efficacité, communication plus fluide, recherche et transmission facilitées...

Au sommaire de cette fiche pratique : 

• Classement administratif en entreprise : quels documents classer, pourquoi organiser un classement pertinent, règles de base pour gagner en efficacité...
• Classer ses documents efficacement : organiser l'espace physique et numérique, organiser le flux de documents, trier de manière pertinente, organiser les dossiers, suivre, mettre à jour régulièrement et archiver...
• Mémo - Synthèse